Làm chủ một ngày của bạn – Quản lý thời gian hiệu quả

Chúng ta không bao giờ có đủ thời gian để hoàn thành hết tất cả mọi việc, nhưng chúng ta luôn có đủ thời gian để hoàn thành những việc quan trọng nhất, khi biết tập trung và khai thác năng lượng hiệu quả.

Mỗi ngày, chúng ta bị gián đoạn bởi hàng loạt những nhân tố gây sao nhãng như tiếng chuông thông báo từ điện thoại hay email, những công việc đột xuất, một ai đó ghé thăm, những tiếng ồn ào xung quanh,... Điều đó khiến chúng ta phải ngưng công việc đang làm và chuyển sự chú ý sang thứ xen ngang đó. Chẳng những, không hoàn thành xong công việc cần phải hoàn thành chúng ta còn hoàn toàn mất tập trung đến nỗi bất cứ việc gì làm xong cũng đều chỉ thu về kết quả tệ.

Có khi nào, bạn còn không nhận ra rằng đáng lẽ mình đang làm việc nhưng cuối cùng lại kết thúc bằng việc dành một (vài) tiếng để lướt Facebook, Youtube, hay đọc tin tức chưa? Hay thường xuyên bị đứt mạch làm việc vì những mối phân tâm tức thời kiểu như "Tôi bị thôi thúc phải truy cập Internet và kiểm tra thông báo liên tục, tôi không thể dừng bản thân lại được."

Vâng! Chắc hẳn là đã có lúc bạn rơi vào hoàn cảnh này rồi, đúng không? Điều này không phải là điều xa lạ gì đối với chúng ta, trong thời đại mà hầu như ai cũng có smartphone và các tài khoản mạng xã hội. Tuy nhiên, "phần thưởng" thực sự không dành cho những ai cảm thấy thoải mái khi lướt Facebook (một nhiệm vụ tầm phào dễ làm và dễ bắt chước) hay những người không thể tập trung và học hỏi một cách nhanh chóng, mà là dành cho những người có khả năng học hỏi nhanh chóng những điều phức tạp - những điều đòi hỏi khả năng làm việc sâu. (Làm việc sâu là khả năng tập trung vào một nhiệm vụ mà không bị sao nhãng.)

Đừng cố gắng làm hai, ba công việc cùng một lúc – Tập trung tâm trí vào một hoạt động duy nhất tại một thời điểm.

Làm chủ một ngày cũng là khi bạn nhận ra đâu là thời điểm mà bạn có mức năng lượng cao nhất để có thể tập trung và làm việc hiệu quả. Đó có thể là khi bạn ở trạng thái minh mẫn và hăng hái nhất hay là khoảng thời gian mà bạn thấy tràn đầy sinh lực hoặc có một nguồn năng lượng dồi dào.

Có thể bạn là người làm việc hiệu quả vào buổi sáng, cũng có thể là vào buổi chiều, hoặc là vào buổi tối muộn khi những người khác đã đi ngủ. Hãy lên kế hoạch thực hiện những việc quan trọng vào khoảng thời gian này. Điều đó có nghĩa là bạn sẽ thực hiện công việc quan trọng nhất trong khoảng thời gian mà bạn có hiệu suất hoạt động cao nhất.

Quản lý thời gian hiệu quả:

Giúp lịnh trình của bạn tinh gọn bằng cách cắt giảm những hoạt động tầm phào hời hợt trong cuộc sống mà vẫn đảm bảo tận dụng tối đa thời gian thư giãn.

Nâng cao hiệu suất của bạn bằng cách phân chia ngày làm việc dựa trên các hoạt động. Sắp xếp một ngày làm việc của bạn xoay quanh những hoạt động quan trọng được lựa chọn kỹ lưỡng. Hãy đảm bảo rằng không có đối tượng nào khác trong phòng có thể tạo ra một sự phân tâm nào (không email, không điện thoại,...)

Bạn có thể chia ngày làm việc thành các múi - mỗi múi dài một giờ. Sau đó phân cho từng múi (hoặc một nửa, hoặc hai đến ba múi) một trong số các hoạt động của bạn, những hoạt động mà bạn đã tự đặt ra cho mình. Sau đó, trong mỗi múi giờ định sẵn, hãy chỉ thực hiện công việc đã được lên kế hoạch và không làm bất kỳ thứ gì khác. Sử dụng báo thức để giúp bạn theo dõi khi mỗi phần thời gian kết thúc.

Chúng ta có thể dành 5 đến 6 giờ một ngày, năm ngày một tuần để làm việc sâu và tạo ra nhiều giá trị.

Giả sử ngày làm việc của bạn dài 8 tiếng, bạn sẽ tạo ra 8 ô vuông hoặc 8 mẩu giấy trong đó chứa tất cả nhiệm vụ cần thực hiện trong ngày. Mỗi tối hay lúc chuẩn bị rời văn phòng, bạn sẽ sắp đặt lại các khối công việc cho ngày hôm sau. Hãy sắp xếp sao cho những công việc quan trọng được thực hiện vào thời điểm mà bạn có nhiều năng lượng nhất.

Lịch trình của bạn có thể như sau (ví dụ lịch trình của một học sinh):

–  7 giờ sáng - 11 giờ 15: Học ở trên trường.

–  11 giờ 15 - 1 giờ: Về nhà, ăn và nghỉ trưa. Xem lại lịch trình và đánh dấu vào những hoạt động đã được hoàn thành.

–  1 giờ - 3 giờ chiều: Học ngoại ngữ, 30 phút đầu tiên dùng để ôn lại kiến thức cũ. Một tiếng tiếp theo để học bài mới, 30 phút còn lại dùng để luyện nghe.

–  3 giờ - 3 giờ 15: Giải lao ngắn và chuẩn bị cho môn học tiếp theo.

–  3 giờ 15 - 5 giờ chiều: Làm bài tập về nhà trong 45 phút đầu tiên, một tiếng còn lại để chuẩn bị bài cho ngày hôm sau.

–  5 giờ - 7 giờ tối: Làm việc nhà, ăn tối, và vệ sinh cá nhân.

–  7 giờ - 9 giờ: Học thêm toán.

–  9 giờ - 9 giờ 15: Giải lao.

–  9 giờ 15 - 11 giờ: Dành 30 phút để xem lại kiến thức toán vừa học, ghi chú lại những điểm quan trọng. Sau đó là thời gian làm bài tập.

–  11 giờ - 11 giờ 15: Xem lại những hoạt động đã thực hiện trong ngày, đánh giá hiệu suất và chuẩn bị lịch trình cho ngày mai.

–  ...

Hãy luôn nhớ rằng, "Hành động sẽ tạo nên sự khác biệt giữa những ai nghĩ rằng họ nên là người giỏi nhất và những ai là người giỏi nhất." Hãy áp dụng ngay những điều trên vào việc quản lý thời gian của bạn để có một ngày làm việc hiệu quả nhé.